O processo que envolve a
comunicação nas organizações é um dos principais instrumentos de harmonização ou de conflito, por
isso deve ser constantemente analisado e trabalhado para a construção de um ambiente organizacional positivo.
A palavra é o meio exterior com que a natureza dotou os indivíduos para a
comunicação com os semelhantes. É por meio da comunicação que os pensamentos se materializam a ponto de serem transmitidos aos ouvintes. A palavra quer falada ou escrita é uma poderosa ferramenta da comunicação desde que seja bem manejada, no ambiente organizacional é aconselhável que a palavra seja utilizada sempre com clareza, possibilitando a compreensão da mensagem. A relação que une o emissor ao receptor é a compreensão da mensagem sendo este um dos fatores decisivos para o êxito da boa administração e da eficiência do grupo.
A comunicação propiciada nas
atividades em grupo levará as pessoas a perceberem a necessidade de dialogar, ressaltar diferenças e semelhanças, explicar e emplificar, apropriando-se de conhecimentos. Diante deste fato entende-se que para o processo de comunicação ser apropriado é preciso compreender que a linguagem é o instrumento o qual pode causar a união ou desarmonia no ambiente em que o ser humano está inserido, sendo muito importante que a linguagem possibilite o entendimento entre as partes para o crescimento da organização.
A comunicação pode ser considerada como uma forma de manter a união da equipe a partir da interação cooperativa social definida como a empatia entre pessoas, de tal modo que o comportamento de uma se constitui num estímulo para o comportamento da outra. Ao se instaurar um clima de interação entre os sujeitos envolvidos nas atividades da organização, resulta na partilha das diferentes habilidades, reflexões e mudanças. Neste sentido, compreende-se que o trabalho cooperativo nas equipes, melhora a auto-estima dos trabalhadores e os níveis de confiança e produtividade.
É essencial apreender procedimentos dessa natureza e valorizá-los como forma de convívio social, trabalhar em grupos de forma cooperativa é sempre uma tarefa difícil, mesmo para adultos, convencidos de suas necessidades. Assim, a organização das atividades que favoreça a linguagem e a escrita como meio de reorganização e reconstrução das tarefas compartilhadas pelos funcionários, ocupa papael importante no ambiente funcional.