Melhorando a Qualidade das Previsões dos Produtos /
Improving Product Forecasts
Adaptado de: Improving Product Forecasts de: Steven Haines
Um dos mais complexos desafios para os gerentes diz respeito à criação de forecasts. Os Forecasts procuram prever o Mercado futuro para um produto.
Um dos pontos chave com relação aos forecasts é que eles não podem surgir do nada. O Forecast deve ser o planejamento sistemático de um grupo multifuncional.
Frequentemente encontramos forecasts efetuados em ambiente de porta fechada com participação mínima ou nenhuma de elementos chave que muito poderiam contribuir para a qualidade das previsões. Em pesquisa realizada diversos executivos foram consultados sobre aspectos que entediam ser importantes na construção de forecasts. Ninguém mencionou qualquer coisa sobre a importância de funções diferentes participarem de qualquer forma nas previsões.
O que estamos prevendo?
Se estamos fazendo previsões necessitamos definir exatamente o que estamos prevendo.
Tratam-se de volumes, o planejamento de materiais deverá saber o número de componentes das ordens?
Trata-se de forecast de vendas de forma a descrever quando o vendedor irá receber a ordem?
Trata-se de uma previsão de fluxo de caixa que descreve quando nos entendemos que o dinheiro estará disponível para pagar os fornecedores?
Trata-se de um forecast para um novo Produto sem histórico?
Trata-se de um forecast para um produto tradicional existente?
Abaixo mostramos um exemplo simples de como um forecast pode ser errado:
Nesse caso:
- O ciclo de vendas demora 2 meses
- O ciclo da ordem até o caixa demora 4 meses
Se o grupo prevê o fluxo de caixa para o terceiro mês e o dinheiro não chega antes do sétimo mês, então o forecast não foi acurado, especialmente se o recebimento atual de caixa ocorre no exercício fiscal subsequente.
Se problemas como esse ocorrem, precisamos considerar 2 aspectos gerais para criar forecasts mais viáveis.
O primeiro consiste em entender os elementos básicos do forecast.
O segundo diz respeito a uma serie de considerações sobre o forecast.
Os elementos de um forecast estão inter relacionados. Os seguintes elementos estruturais são necessários:
1. Mercado total alcançável (passado e futuro projetado)
2. Mercado total disponível ( normalmente uma parte do Mercado total existente)
3. Participação da concorrência no mercado (performance passada e futuro projetado)
4. Sua performance histórica em relação ao Mercado total alcançável.
Após entender os itens estruturais, os forecasts atuais devem ser colocados em um modelo com as seguintes considerações:
1. Quantas unidades deverão ser providas?
a. No caso de produtos físicos, temos os volumes das unidades tangíveis baseados na capacidade de produção, lead times dos fornecedores, custos, etc...
b. Para intangíveis como serviços ou softwares, a unidade de volume será a relação entre o Mercado total alcançável e o Mercado disponível.
2. Qual é o ciclo de vendas?
3. Qual é o ciclo ocorrido entre o recebimento da ordem até o pagamento do fornecedorer?
4. Como foi o comportamento no passado do forecast dos produtos? O que pode ser feito para melhorar a acurácia dos forecast dos produtos?
5. Como estão os produtos da concorrência se comportando no Mercado? Existe alguma pesquisa de que aponte para a velocidade de captação ou penetração no mercado?
6. Quais são os aspectos logísticos relacionados aos forcedores ? As ordens têm sido atendidas externamente e não conseguimos atendê-las internamente.?
7. Investimentos em qualidade do produto podem afetar a rentabilidade?
Os forecast refletem a habilidade da organização em atuar sobre todas as facetas da previsão?
Todas as funções da organização devem estar alinhadas de forma que o forecast reflita e de suporte à realidade do negocio.
Algumas funções dos negocios são casos típicos onde são requeridos alinhamentos, a saber:
• Vendas – Os vendedores poderão vender? Eles tem know how necessário? Eles são compensados adequadamente?
• Marketing – As promoções necessarias serão efetuadas? Existe um Budget? Existem recursos suficientes para disponibilizar o necessário suporte de vendas.? Foi efetuada a pesquisa correta para suportar os pressupostos atuais com relação ao mercado alcançavel e disponível?
• Fornecimento – As matérias primas e outros insumos estarão disponíveis em tempo?
• Manufatura – Poderemos manufaturar?
• Distribuição – Se poderá obter a transferência do produto acabado para o centro de distribuição, e do centro de distribuição para o cliente?
• Serviços ao Cliente – As ordens podem ser tomadas? É dado o treinamento ideal?
• Finanças – Existem corretas informações de custos?
• Engenharia ou Pesquisa e Desenvolvimento – São desenvolvidos os produtos dentro do correto intervalo e de acordo com os recursos necessários?
• Qualidade assegurada – O produto é testado em tempo?
Os processos que estão por tráz do forecast dos produtos são complexos. Existem diferentes variáveis a serem consideradas, ainda em muitas empresas varios desses tópicos citados não recebem atenção suficiente.
Por vezes, dirigentes têm pressa em terem seus forecasts atendidos e, acabam não atentando para importante detalhes que devem suportar o pressupostos do forecast.
Compromissos assumidos nas reuniões não são suficientes para os forecast serem cumpridos. Fazer a lição de casa requer que se considere a dinâmica do mercado e as capacidades dos fatores chave que irão otimizar o forecast que certamente nunca será perfeito. Forecast, afinal de contas, serão sempre forecasts.
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