Orçamento Base Zero “Um
instrumento administrativo prático para avaliação das despesas” de Peter
A. Pyhrr
O que é Orçamento Base Zero
O principal conceito, introduzido pelo Orçamento Base Zero
é a mudança substancial nos ajustamentos do orçamento à capacidade de recursos
da empresa.
Este é o momento mais delicado na definição do orçamento,
onde a incidência dos cortes não raro mutilam a peça, além de produzir efeitos
devastadores na motivação dos gestores que tiveram seus programas postergados,
cortados ou reduzidos.
É comum os gestores encarregados de programas já
estabelecidos só precisarem justificar os aumentos “deltas” que estão pedindo
em relação ao ano anterior. O que estão gastando normalmente é aceito como necessário,
sem maiores exames.
Quando se fala em cotes é comum solicitar 10% de redução,
para obter 5%. Não raro se detecta as famosas “gorduras ” embutidas como
salvaguardas aos cortes .
O processo de orçamentação Base Zero exige que cada gestor
justifique detalhadamente todas as dotações solicitados em seu orçamento,
cabendo-lhe explicar por que deve gastar dinheiro. É obrigado a preparar um Pacote
de Decisão para cada atividade operacional ou empreendimento, e este Pacote
inclui análise de custo, finalidade, alternativas, medidas de desempenho,
conseqüências da não execução, retorno do investimento e risco.
A análise de alternativas exigida pelo orçamento Base Zero
introduz um conceito pouco exercido nas técnicas típicas do orçamento. Os
gestores têm que identificar diferentes maneiras de executar cada atividade,
como: centralizar ou descentralizar as operações, alugar ou comprar bens e
instalações, produzir bens e serviços ou terceirizar etc. Além disto o
orçamento Base Zero exige que os gestores identifiquem os diferentes níveis de esforço
para cada atividade. Esta análise obriga a todos responsáveis pelos gastos a
detalhar um nível de despesa de no mínimo 75% do seu atual desembolso.
Após estes estudos o gestor deve compor Pacotes de
Decisão possibilitando a avaliação individualizada de cada atividade com
maior acuidade.
Conforme citado anteriormente, os Pacotes de Decisão são
apresentados com alternativas, efeitos resultantes de sua não execução, custo e
a correspondente avaliação quanto ao retorno e risco envolvidos no
empreendimento.
Desta forma o orçamento Base zero oferece à administração
um processo sistemático e uniforme de priorização destes Pacotes de Decisão.
Diferente do orçamento programa criado no pós guerra cuja
finalidade era de reconstrução, visando obter o máximo da eficiência da
execução física dos programas dentro do prazo pré determinado, o orçamento Base
Zero complementa este conceito buscando garantia da eficiência econômica e
financeira das atividades / empreendimentos, avaliados nos Pacotes de
Decisão, analisados individualmente, porém dentro do mesmo contexto
orçamentário.
O orçamento base zero não exige modificação dos controles e
registros contábeis existentes. Reforça a base de dados e pode facilitar a
eliminação de alguns controles desnecessários.
Finalmente o orçamento Base Zero consiste em:
· Dar direção
ao dinheiro necessário com informações detalhadas sobre risco e retorno;
· Chamar
atenção dos gestores para a duplicidade de esforços entre os departamentos;
· Chamar
atenção dos gestores para concentrar-se nas quantias de recursos necessárias
para cada um dos programas, e não no aumento ou diminuição em relação ao ano
anterior;
· Especificar
as prioridades dentro dos departamentos;
· Permitir
comparações “ranqueamento” dentro das linha organizacionais;
· Possibilitar
a auditoria de desempenho.